← blog

Koraci koje tvrtke moraju napraviti prije nego počnu elektronički razmjenjivati dokumente

01.07.2018.

Elektronička razmjena poslovnih dokumenata trebala bi biti zadnji korak u poboljšanju poslovnih procesa unutar organizacije.

Razmjenjujemo li sa svojim partnerima netočne podatke, umjesto uštede prouzročit ćemo još dodatnih troškova s obzirom da ćemo u tijeku poslovnog procesa morati revidirati narudžbe, slati ispravke o stanju zaliha, morati osigurati prijevoz proizvoda koji nisu odgovarajući natrag na matičnu lokaciju i slično.

Točni matični podaci su proces koji se odvija trajno, a ne jednokratna kampanja proljetnog čišćenja

Danas tvrtke nemaju luksuz dopustiti si takvo poslovanje i prije same razmjene trebaju osigurati da su svi podaci točni, ažurni i kompletni. No, kako to postići? Uzevši u obzir najbolje prakse od strane tvrtki širom svijeta koje su uvele upravljanje matičnim podacima, nužni su sljedeći koraci:

  • 1. Aktivno uključenje tijela uprave u provođenje projekta konsolidacije matičnih podataka. Uvođenje reda u matične podatke nužno donosi i promjene načina rada. Promjene prirodno uzrokuju otpor kod onih koji ih trebaju provoditi. Stoga je nužno da upravna tijela stanu iza promjena.
  • 2. Započnite malo, ali mislite veliko. Projekt treba isplanirati tako da na početku utječe samo na mali, reprezentativni uzorak organizacije, a zatim ga, kroz testiranje i poboljšanja, proširiti na cijelu organizaciju. Nema smisla promijeniti sve proizvodne procese i uzrokovati velike troškove prije nego što budemo sigurni da novi procesi funkcioniraju i donose uštede.
  • 3. Točni matični podaci su proces koji se odvija trajno, a ne jednokratna kampanja proljetnog čišćenja. Kao i u svemu, kaos se uvlači u svaki sistem, stoga je potrebno konstantno održavati i unaprjeđivati sustav kako bi ispravno radio.
  • 4. Upravljanje matičnim podacima mora biti samostalan, centraliziran servis koji koriste svi dijelovi organizacije. Svi podaci o jednom proizvodu trebaju biti na jednom mjestu, pod jednom šifrom. Podatke mogu mijenjati i dopunjavati ovlaštene organizacijske jedinice, npr. marketing ili istraživačko-razvojni odjel, ali sve organizacijske jedinice moraju vidjeti samo jedne podatke.
    Osim ovoga, važno je točno pratiti unos i ispravljanje podataka i pažljivo logirati svaku promjenu. U organizaciji se mora znati tko je odgovoran za unos i ispravnost podataka.

    Uključite upravu u projekt konsolidacije podataka. Za provedbu ovakvog projekta potrebna je vizija i odlučnost

    Tehnički, upravljanje matičnim podacima postaje web servis dostupan svim organizacijskim jedinicama. Matični podaci idealna su točka za početak uvođenja SOA arhitekture u informatički sustav

  • 5. Obavezno treba koristiti neki od postojećih standarda, važno je oduprijeti se potrebi za velikim prilagodbama. Postoji nekoliko standarda za vođenje matičnih podataka i nije svejedno koji ćete odabrati. Neki su opći, poput GS1 GDSNa (primjerice, GS1 nudi tvrtkama program za restrukturiranje tvrtke kako bi se osiguralo kvalitetno upravljanje matičnim podacima), a neki su specijalizirani za pojedine industrije. Izbor pravog standarda na početku projekta konsolidacije matičnih podataka vrlo je važan i može uvelike utjecati na cijenu, pa i sam ishod projekta.

Dakle, da biste uspješno prošli navedene korake, prvo što morate napraviti je angažirati tvrtku koja ima razvijen kvalitetan sustav za upravljanje matičnim podacima koji je ujedno i konzultant koji će procijeniti optimalnu implementaciju takvog sustava u tvrtci.

 

Tvrtka Poslovne tehnologije sastavljena je od vrhunskih stručnjaka koji imaju dugogodišnje iskustvo u području razvijanja sustava za upravljanje podacima o proizvodima i elektroničku razmjenu podataka. Osim za tvrtke iz raznih sektora, takvi sustavi su razvijani za podršku globalnim sustavima kao što je GS1 u Hrvatskoj i Turskoj. Više informacija o proizvodima i uslugama možete naći ovdje.